Handmatige rittenadministratie voldoet niet voor Belastingdienst

Handmatige rittenregistratie voldoet niet

 

Als men over een verklaring geen privégebruik auto beschikt, is het belangrijk om een goede rittenregistratie bij te houden. De Belastingdienst kan immers altijd achteraf controleren; en als blijkt dat de rittenregistratie niet klopt, alsnog een naheffingsaanslag opleggen.

Een werknemer heeft van zijn werkgever een auto (Opel Vivaro) ter beschikking gesteld gekregen. In 2006 heeft hij op zijn verzoek van de Belastingdienst een ‘Verklaring geen privégebruik auto' gekregen. In 2008 verzoekt de Belastingdienst hem ter controle over de periode 1 januari 2007 tot en met 16 april 2008 een vragenformulier ‘Loonheffingen Geen privégebruik auto' in te vullen en, indien hij daarover beschikt, een rittenregistratie te overleggen. De werknemer voldoet aan dit verzoek en overlegt zijn rittenadministratie, bijgehouden met behulp van C-Track, alsmede een handmatig bijgehouden rittenregistratie. Op het formulier heeft hij aangegeven dat zijn werkgever in alle bussen een C-Track heeft laten plaatsen en de werknemers hiervan per week een uitdraai geeft. Verder geeft hij aan dat het niet te doen is om in een agenda de ritten per dag te noteren en dat de bus soms wel eens wordt uitgeleend aan een ander en dat hij dat dan opschrijft in verband met bekeuringen. Ook geeft hij aan dat er op de C-Track privékilometers staan vermeld die niet overeenkomen met zijn agenda. Waarschijnlijk is dit veroorzaakt door een onjuist gebruik van de knop ‘privé' op de C-Track. De werknemer stelt in 2007 439 kilometer in privé te hebben gereden.

Ter discussie staat de vraag of de inspecteur terecht een naheffingsaanslag loonbelasting/premie volksverzekeringen aan de werknemer heeft opgelegd over het jaar 2007 in verband met privégebruik van de auto van de zaak.

In navolging van de rechtbank overweegt het hof dat een rittenregistratie die niet geheel voldoet aan de eisen zoals opgenomen in de Uitvoeringsregeling loonbelasting niet bij voorbaat dient te worden verworpen, doch dat deze in combinatie met andere bewijsmiddelen ten minste zodanig sluitend dient te zijn dat daaruit eenduidig kan worden afgeleid hoeveel kilometers er met de auto zakelijk en privé is gereden. Met betrekking tot de in C-Track bijgehouden rittenregistratie is het hof van oordeel dat deze te veel onnauwkeurigheden bevat. Zo ontbreekt een bepaalde periode, terwijl op andere wijze vast is komen te staan dat in die periode wel met de auto is gereden. Ook ontbreekt een registratie dat andere personen gebruik zouden hebben gemaakt van de auto. De handmatig bijgehouden rittenregistratie voldoet naar het oordeel van het hof evenmin. Het feit dat de begin- en eindstanden van de kilometerteller ontbreken, maakt deze administratie onvoldoende controleerbaar en deze omissie wordt niet opgelost door C-Track. Het hof overweegt dat de kilometerregistraties geen doorlopende en correcte weergave van de werkelijk verreden kilometers bieden en elkaar soms zelfs tegenspreken. Bovendien is voor de afwijkingen en omissies geen dan wel een onvoldoende verklaring gegeven. Het hof concludeert dan ook dat de registraties noch op zich, noch in onderling verband, het verlangde bewijs leveren dat met de auto voor niet meer dan 500 km privé is gereden. De omstandigheid dat de werknemer in privé ook over een personenauto beschikt en dat hij eveneens gebruik kon maken van de personenauto's van twee inwonende dochters doet hier niet aan af.

Eisen rittenadministratie

In de Uitvoeringsregeling loonbelasting is bepaald welke gegevens een rittenregistratie in ieder geval moet bevatten (het merk, type en kenteken van de auto, de periode van terbeschikkingstelling, en per rit de datum, begin- en eindstand van de kilometerteller, begin- en eindadres, de gereden route als deze afwijkt van de meest gebruikelijke en het karakter van de rit). Voldoet de rittenregistratie niet aan deze vereisten dan betekent dit, niet meteen dat deze wordt verworpen, maar wel is er dan aanvullend bewijs nodig. Voor bestuurders van bestelauto's komt er vanaf 2012 waarschijnlijk een alternatief voor de rittenregistratie. Het betreft de in het Belastingplan 2012 voorgestelde zogenaamde ‘verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto'. Met deze verklaring geeft de werknemer aan dat met de bestelauto geen enkele kilometer in privé wordt gereden. Werknemers die de bestelauto wel, zij het op jaarbasis voor minder dan 500 kilometer, in privé gebruiken zijn hier dus niet mee geholpen en dienen nog steeds een rittenregistratie bij te houden.


 

..

Zoeken